You are here:

Jak zorganizować konferencję?

Jak zorganizować konferencję?
0 votes, 0.00 avg. rating (0% score)

Organizacja konferencji, kongresów czy innych spotkań o charakterze biznesowym to jeden z wielu etapów budowania marki przedsiębiorstwa. Konferencje wprawdzie kojarzone są zwykle ze środowiskiem akademickim i potocznie przyjęło się, że zarezerwowane są dla naukowców. Opina jak najbardziej błędna. Zaangażowanie przedsiębiorstw w konferencje branżowe jest istotnym elementem budowania wizerunku wśród potencjalnych klientów i konkurencji.

Prestiż jaki niesie ze sobą bycie gospodarzem, sponsorem spotkania biznesowego jest w wielu środowiskach uznany za lepszą formę promocji niż standardowe modele reklamowe. Szczególnie widać to w branżach związanych z medycyną czy innowacjami technologicznymi.

Jak zatem zorganizować konferencję, która przełoży się bezpośrednio na zainteresowanie naszą firmą i produktami?

Kluczowe wydaje się planowanie i wybór miejsca na spotkanie. O ile w dużych korporacjach działy PR mają doświadczenie w realizacji takich przedsięwzięć o tyle w młodych spółkach wchodzących dopiero na rynek zadanie może okazać się sporym problemem. W takim wypadku warto rozważyć zatrudnienie firmy zewnętrznej która ma doświadczenie w organizacji spotkań o charakterze naukowo – biznesowym.

Przemysł konferencyjne w Polsce to prężnie działająca gałąź gospodarki więc znalezienie odpowiedniej firmy nie powinno nastręczać problemów. Zaletą tego rozwiązania jest scedowanie wszystkich obowiązków na zewnątrz. Wadą z kolei może być brak pełnej kontroli nad poszczególnymi etapami realizacji zadania i znacznie wyższe koszty realizacji.

Alternatywą jest próba samodzielnej organizacji konferencji. Mamy do dyspozycji portale internetowe, które posiadają obszerne bazy obiektów na konferencje , szkolenia, eventy. Serwisy te zwykle prezentują również firmy wspomagające organizację konferencji, oraz katalog atrakcji konferencyjnych. Dzięki nim możemy bez pośredników kontaktować się bezpośrednio z podwykonawcą. Zaletą jest znaczne obniżenie kosztów realizacji. Podstawową wadą jest czas, który musimy poświęcić na przeszukanie, kontakt, ocenę i wybór odpowiedniego podwykonawcy.

Jak widać każde z rozwiązań ma swoje zalety i wady. Niemniej w każdym przypadku zaczniemy od znalezienia odpowiedniego miejsca.

Jak wybrać salę na konferencję?

Sala konferencyjna powinna spełniać kilka podstawowych warunków:

Pomieszczenie powinno być klimatyzowane ( musimy pamiętać, że wykłady i prelekcje mogą trwać kilka godzin),
Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do bezprzewodowego szerokopasmowego internetu (to standard, którego niestety nie zachowuje jeszcze wiele obiektów konferencyjnych),
Sala powinna być wyposażona w projektory, rzutniki i inne urządzenia multimedialne,
Sala powinna mieć dobrą akustykę ( najmniej komfortowa sytuacja podczas konferencji jest wtedy, gdy akustyka sali nie pozwala zrozumieć przekazu prelegenta)

Pominięto w powyższym wyliczeniu bardzo istotny aspekt jak lokalizacja sali. Wszystko zależy przede wszystkim od potrzeb i specyfiki spotkania. Konferencje trwające kilka dni powinny być lokalizowane w pobliżu ośrodków miejskich, lub uczestnicy powinni mieć zagwarantowane dodatkowe atrakcje.

Pamiętajmy, że spotkania trwające kilka godzin wymagają zapewnienia wyżywienia, konferencje kilkudniowe noclegu.

Wyżywienie dla uczestników konferencji

Idealnym rozwiązaniem jest rezerwacja obiektu konferencyjnego, który ma do zaoferowania oprócz sal wykładowych również bufet. Catering jest dobrą alternatywą ale tylko dla spotkań jednodniowych. W innym przypadku, gdy uczestnik korzysta z pełnego wyżywienia rozsądniej jest zakupić posiłki w hotelu, w którym odbywa się konferencja. Możemy wtedy liczyć na znaczne upusty cen.

Nocleg

Kwestia noclegu dotyczy tylko spotkań kilkudniowych. W tym przypadku zawsze optymalnym rozwiązaniem będzie wykupienie „pakietu konferencyjnego” sala + posiłek + nocleg.

Pominęliśmy wiele składowych procesu organizacji konferencji. Ten artykuł jest tylko przyczynkiem do głębszej analizy istoty organizacji konferencji dla własnej firmy. Z pewnością wielu czytelników przyzna, że zlecenie na zewnątrz tego typu przedsięwzięcia jest rozwiązaniem rozsądnym, ponieważ czas który mielibyśmy poświęcić na organizacje możemy lepiej spożytkować na przygotowanie konferencji pod względem merytorycznym.

Inne wpisy o architekturze:

Posted by: admin

Related articles
 

Back to Top